Ja, ich bin ab morgen auch einer der zahlreichen Einzelunternehmer. Aber dazu demnächst mehr. Ich bin heute mit einer lieben Freundin auf einen Kaffee in der Sonne gesessen und wir haben über Gott und die Welt geplaudert. Sie, schon länger selbstständig, musste sich in letzter Zeit auch mehrmals meine zahlreichen Fragen anhören und hat mir trotzdem immer, sehr gerne, weiter geholfen. Beim Punkt „Webtools die einem das Leben erleichtern“ bin dann aber wohl ich derjenige der weiterhelfen kann. Daher hier meine Erfahrungen der letzten Zeit. Vielleicht kann es auch jemand anderer benötigen.

Zeiterfassung

Wie lange arbeite ich eigentlich? Welches Projekt verschlingt wie viele Stunden? Wie konnte nur die Woche so schnell vergehen, was hab ich getrieben den ganzen Tag?
Das sind nur einige der Fragen die sich wohl jeder Selbstständige stellt. Vor allem Einzelunternehmer oder Homeworker die von zu Hause arbeiten und keinem geregeltem Tagesablauf nachgehen.

Mein Lieblingstool um Arbeitszeiten zu erfassen heißt mite!, das Tool kann was es können muss, nämlich Zeit erfassen. Nicht mehr und nicht weniger. Gut, es ist hier auch möglich verschiedene Kunden, unterschiedliche Projekte und diverse Leistungen anzulegen. Man kann Leistungen wie „Fotos bearbeiten“, „Recherche“, „Programmierung“, „Meetings“ und co definieren und diesen unterschiedliche Stundensätze zuordnen. Schließlich hat man für ein Kundenmeeting einen anderen Stundensatz wie für das Programmierung einer Social Media App. Man kann Projekten ein gewisses Kontingent an Stunden zuordnen und behält den Überblick wenn die Arbeitszeit aus dem Ruder gerät. Und man hat über alle Funktionen eine Report Funktion mit der Möglichkeit nach allen Kriterien zu filtern. Details zu den Funktionen findet man übersichtlich in der mite!-Website. Ein weiterer großer Vorteil sind die zahlreichen Add-ons. So gibt es Apps für iPhone und Android (hier empfehle ich aber lieber die direkte Nutzung über den Smartphone Browser) sowie Schnittstellen zu Rechnungstools wie billomat, SalesKing, easybill und co.

Kosten: mite! kostet 5 € (inkl. MwSt.) pro Benutzer und Monat und kann monatlich gekündigt werden. 30 Tage kostenlos testen ist ebenso möglich.

Rechnungstool

Die vielen Stunden und Leistungen müssen natürlich auch irgendwie verrechnet werden, schließlich will man am Ende des Monats seine Steuern seine Miete bezahlen.

Ich gebe zu, es gibt hier zahlreiche Tools, ich möchte aber nur eines vorstellen, weil ich damit bereits gute Erfahrungen gemacht habe und es alles kann, was ich erwarte. Vielleicht ein Glückstreffer, vielleicht können es andere Tools auch. Ich bin auf alle Fälle zufrieden mit billomat. Kundenverwaltung, Produkte und Dienstleistungen verwalten, Angebote schreiben, Bestellungen verwalten, Rechnungen legen, Mahnwesen und eine übersichtliche Umsatzentwicklung sorgen dafür dass man stets den Überblick behält. Warum ich bei billomat hängen geblieben bin ist vor allem die Gegebenheit dass ich es für meine Zwecke kostenlos nutzen kann. Wer anfangs nur wenige Kunden hat, kommt vermutlich mit dem kostenlosen Tarif sehr gut aus. Wem das billomat Logo auf Rechnungen oder Angeboten stört kann um 6 € diese deaktivieren. Details erklärt folgendes Video.

Das allerbeste ist jedoch, man kann direkt auf die Zeiterfassung mite! zugreifen und so die gearbeiteten Stunden 1:1 automatisch verrechnen. Ein Tutorial erstelle ich bei Bedarf gerne.

Kosten: billomat kann (sofern das billomat Logo auf Rechnungen nicht stört) kostenlos genutzt werden (max. 5 Dokumente pro Monat und 25 Kunden), für 6 € (exkl. MwSt.) gibt es die gleichen Leistungen nur ohne Werbung. Mit der Zeit wird vermutlich ein Wechsel zu einem höheren Tarif nötig. Um 12 € (exkl. MwSt.) kann man bereits 500 Kunden verwalten und 50 Rechnungen/Angebote pro Monat verschicken.

Newsletter

Wer hasst liebt sie nicht, die monatlichen, wöchentlichen oder gar täglichen Newsletter? Aber sie sterben nicht aus, vermutlich weil sie immer noch gelesen werden?! Also warum nicht auch die eigenen Kunden mit wichtigen Neuigkeiten quälen informieren?

Hier für nutze ich Mailchimp. Auch hier kommt man anfangs bequem mit einem kostenlosen Account aus. Max. 2.000 Newsletter Empfänger und max. 12.000 Mails pro Monat stehen kostenlos zur Verfügung. Vor allem für meine Zwecke beiweiten ausreichend. Mit Mailchimp lassen sich verschiedene Empfänger Listen anlegen, es gibt eine übersichtliche Reporting Funktion und das An- sowie Abmelden funktioniert automatisch, das spart nicht nur Nerven sondern im Endeffekt auch Geld. Es lassen sich schnell und einfach (per Baukasten System, aber bei Belieben auch per Coding) individuelle Templates erzeugen. Wer einen Brief in Word formatieren kann, schafft dies ebenfalls. Es stehen aber auch zahlreiche vorgefertigte Templates zur Auswahl bereit, welche mit ein paar Klicks angepasst werden können. Weitere Features (die aber einen kostenpflichtigen Account voraussetzen) sind A/B Tests, Newsletter die automatisch via RSS Feed befüllt werden oder die Inbox Inspection die die jeweiligen Newsletter Templates in den gängigsten Email Clients für Testzwecke anzeigt. Eine Übersicht aller Features, mit Screenshots, findet man auf der mailchimp Website. Wer nicht sicher ist ob so ein Newsletter wirklich ansprechend aussieht, oder wer der Meinung ist sowas nicht zu brauchen, dem empfehle ich hier einen kurzen Blick drauf zu werfen.

Kosten: Mailchimp kann mit einer Beschränkung auf max. 2.000 Empfänger bzw. max. 12.000 Mails pro Monat kostenlos genutzt werden. Darüber hinaus stehen diverse Bezahl Möglichkeiten zur Verfügung. Wer viele Empfänger hat, aber unregelmäßig versendet ist vermutlich das „Pay as you go“ Kredit System am sinnvollsten.

Notizen

Ah ich wollte doch noch … 

Eine einfache und ebenso geniale Notizen Verwaltung ist evernote. Hier lassen sich auch über Apps direkt vom Smartphone Fotos, Videos, Sprachaufzeichnungen und natürlich auch Texte abspeichern. Mittels Suche findet man schnell wonach man sucht. Auch hier stehen mehrere Apps zur Verfügung die den Dienst erweitern. So kann man mit Skitch ansprechende Skizzen erstellen oder mit Food lassen sich Rezepte und Speisen die man mag speichern. Evernote ist keine Cloud App, steht aber auf allen gängigen Systemen zur Verfügung.

Kosten: Evernote kann kostenlos genutzt werden. Für die zahlreichen Smartphone Apps können Gebühren anfallen. Euch Evernote finanziert sich über ein Premium Model, mit dem zahlreiche weitere Funktionen zur Verfügung stehen.

Social Media

Ich erkläre hier nicht wie man eine Facebook Page erstellt, einen Twitter Account anlegt oder was Pinterest ist! Aber da es hier um Tools geht, hier ein Tool welches vielleicht nicht so viele kennen.

Social Media Management lautet das Zauberwort. Vor allem wenn es darum geht mehrere Firmen effizient auf den verschiedensten Plattformen zu vertreten, zu betreuen und auf Anfragen und Reaktionen anderer schnellstmöglich reagieren zu können. Bei mir zum Einsatz kommt hier schon länger Hootsuite. Zugegeben, ich bin hier eher ein Muffel und beschränke mich meist nur auf Facebook. Aber auch hier wird es schön langsam etwas mühsam. Immerhin betreue ich 15 Facebook Pages mit insgesamt knapp 10.000 Fans. Daneben natürlich noch mein privates Profil sowie mehrere Twitter, YouTube, google+ und foursquare Accounts. „One to rule them all“ gilt nicht nur für den Ring aus Herr der Ringe, es trifft auch auf hootsuite zu. Was hootsuite kann zeigt am einfachsten folgendes Video.

Kosten: mit dem kostenlosen Account kann man bis zu 5 Social Media Profile verwalten. Um 7.99 € kann man zu einem besseren Account wechseln und so bis zu 50 Profile verwalten. Eine 30 Tage kostenlose Testversion, des Bezahl-Accounts, steht auch hier zur Verfügung.

Dateiverwaltung

Am Desktop arbeiten und vergessen die Datei auf den USB Stick zu kopieren um damit am Laptop unterwegs weiterarbeiten zu können? Große Datenmengen mit Freunden oder Arbeitskollegen teilen?

All das kann Dropbox. Der wohl bekannteste Dienst erfreut sich immer größerer Beliebtheit und wurde daher in der Vergangenheit bereits Ziel für Angriffe und so negative Schlagzeilen. Meiner Meinung nach ist es egal auf welchem Rechner die Daten liegen, sobald das Gerät am Internet hängt können diese immer Ziel für Angriffe sein. Vermutlich sind die Daten in der Cloud sogar sicherer als am heimischen Desktop Rechner. Wer sich um die Sicherheit der eigenen Daten sorgt empfehle ich die Verschlüsselung der Daten mittels SharedSafe oder BoxCrypter. Weitere Infos zu den beiden Diensten findet ihr im netzwertig Blog.

Aber Dropbox ist mehr als nur eine Dateiverwaltung in der Cloud. Neben dem Dienst haben sich zahlreiche Anbieter angesammelt die, die Dropbox z.b. dafür verwenden um automatische WordPress Backups anzulegen und abzuspeichern oder sogar ganze Websites in der Cloud hosten. Weiteres witziges Tool zur Automatisierung mittels Dropbox ist ifttt (if this then that). Egal ob hochgeladene Facebook Fotos oder ob per Mail empfangene Anhänge automatisch in der Dropbox gespeichert werden. Man kann sich sogar per Mail erinnern lassen wenn der Wetterbericht Regen ankündigt oder foursqare Checkins automatisch im google calender speichern.

Fazit

Die Vielfalt an Tools ist enorm, hier alles auszuprobieren verschlingt vermutlich mehr Zeit als diese jemals ersparen. Ebenfalls aufpassen muss man bei den Kosten. Die meisten Tools bieten eine Auswahl an Möglichkeiten kostenlos zur Verfügung oder beschränken die Dienste anderweitig. Wer der Dienste uneingeschränkt oder im vollen Funktionsumfang nutzen möchte wird meist zur Kassa gebeten.